Anbietung und Aussonderung von Schriftgut

Lebenszyklus von Unterlagen



Gemäß KAO-Ö § 6 müssen die Dienststellen und Pfarrämter alle Unterlagen/Akten, die sie zur Aufgabenerledigung nicht mehr benötigen, unaufgefordert dem Diözesanarchiv (Pfarrarchiv) zur Übernahme anbieten.
Unterlagen sind: Urkunden, Amtsbücher, Akten, Schriftstücke, amtliche Publikationen, Karteien, Karten, Risse, Pläne, Plakate, Siegel, Bild-, Film- und Tondokumente sowie sonstige Aufzeichnungen unabhängig von ihrer Speicherungsform sowie alle Hilfsmittel und ergänzenden Daten, die für Erhaltung, Verständnis und Nutzung dieser Informationen notwendig sind (KAO-Ö § 3 Z. 2).

  • Die Anbietung erfolgt nach Ablauf der geltenden kirchlichen oder staatlichen Aufbewahrungsfristen, hat jedoch spätestens 30 Jahre nach Entstehung bzw. letzten inhaltlichen Bearbeitung der Unterlagen/Akten zu erfolgen, sofern kirchliche oder staatliche Rechtsvorschriften keine längeren Aufbewahrungsfristen bei den anbietungspflichtigen Stellen vorsehen.
  • Dies betrifft auch Unterlagen/Akten, die bei kirchlichen Funktionsträgern anfallen. Diese sind nach dem Ende der Funktionsperiode oder nach dem Ableben zur Übernahme anzubieten.
  • Auch Unterlagen/Akten, die nach anderen Rechtsvorschriften vernichtet oder gelöscht werden dürfen, müssen dessen ungeachtet dem Diözesanarchiv zur Übernahme angeboten werden und dürfen auf keinen Fall eigenmächtig vernichtet oder gelöscht werden! (KAO-Ö § 6 Z. 2)
  • Die Unterlagen/Akten sind in authentischer und vollständiger Form anzubieten und zu übergeben.
  • Dem Diözesanarchiv ist zur Feststellung der Archivwürdigkeit (Bewertung) Einsicht in die Unterlagen/Akten, die dazugehörigen Hilfsmittel und die ergänzenden Daten, die für das Verständnis dieser Information und deren Nutzung notwendig sind, zu gewähren.

 

Anbieten – abgeben – vernichten

  • Nehmen Sie rechtzeitig mit uns Kontakt auf (archiv@eds.at) und beachten Sie, dass das gesamte Prozedere einige Zeit in Anspruch nimmt.
  • Geben Sie an, um welches Schriftgut es sich handelt, welchen Zeitraum dieses umfasst und wie umfangreich es ist.
  • Verwenden Sie dafür die vom Diözesanarchiv erstellte Anbietungsliste (Excel-Liste).
  • Bei Schriftgut von Dienststellen, die nicht nach einem (aktuellen) Aktenplan ablegen und bei dem noch keine prospektive Bewertungsentscheidung hinsichtlich der Archivwürdigkeit vorliegt, wird seitens des Diözesanarchivs eine Bewertung vorgenommen.
  • Diese erfolgt in der Regel anhand der Angaben in der zuvor übermittelten Anbietungsliste. Häufig ist zusätzlich eine Durchsicht des angebotenen Schriftguts (Aktenautopsie) in der Dienststelle erforderlich. Hinweise der Bearbeitenden in den Dienststellen werden in die Bewertungsentscheidung miteinbezogen. Die Bewertungsentscheidung wird schriftlich festgehalten und der Dienststelle kommuniziert.

 

 

Zum Vergrößern anklicken

 


Nach dem Bewertungsvorgang werden die archivwürdigen Unterlagen/Akten zur Übergabe an das Archiv der Erzdiözese Salzburg vorbereitet. Dabei empfiehlt es sich, folgendermaßen vorzugehen:

  1. Nehmen Sie die Unterlagen/Akten und erfassen Sie diese der Reihe nach in der zur Verfügung gestellten Ablieferungsliste (Excel-Liste). Versehen Sie dabei jedes Stück mit einer fortlaufenden Nummer (mit „1“ beginnend), die Sie auch in die Ablieferungsliste eintragen.
    Die Ablieferungsliste dient als Nachweis dafür, welche Unterlagen/Akten tatsächlich an das Diözesanarchiv abgegeben wurden. Anhand dieser Liste können die übergebenen Unterlagen rasch und zielgerichtet wiedergefunden werden, sollten sie in der Dienststelle nochmals benötigt werden.
  2. Halten Sie gemäß der Ablieferungsliste vor allem die laufende Nummer (s. o.), sofern vorhanden die Aktenzahl, den Titel bzw. Betreff der Unterlagen/Akten, die Laufzeit bzw. Entstehungszeit und den Umfang fest.
  3. Kontrollieren Sie die Ablieferungsliste sorgfältig.
  4. Vereinbaren Sie mit dem Archiv der Erzdiözese Salzburg einen Termin für die Ablieferung.
  5. Verpacken Sie die archivwürdigen Unterlagen/Akten für den Transport in der Reihenfolge der Ablieferungsliste. Verwenden Sie dafür geeignete Verpackungen. Auf Anfrage stellt das Archiv der Erzdiözese Salzburg gern auch Transportbehälter zur Verfügung. Beschriften Sie die Behälter oder Boxen mit der Bezeichnung der Dienststelle und den Nummern der enthaltenen Unterlagen/Akten (z. B. lfd Nr. 1–5, lfd Nr. 6–10).

Die Übernahme der Unterlagen/Akten wird vom Archiv der Erzdiözese Salzburg schriftlich bestätigt.
Wenn das Archiv der Erzdiözese Salzburg die Vollständigkeit der übergebenen Unterlagen/Akten festgestellt hat, sind die zu Beginn des Verfahrens als nicht archivwürdig eingestuften Unterlagen/Akten zu vernichten (KAO-Ö § 4 Z. 5).

Wir besuchen Sie gern in der Dienststelle, um die Einzelheiten der Anbietung, Aussonderung und Übernahme ins Archiv zu besprechen. Kontaktieren Sie uns unter archiv@eds.at.
Top